Arbeitszeugnis Führungs­kraft: Ihre Rechte und die typischen Fall­stricke

Arbeitszeugnis für Führungskräfte: Anspruch, Art und Form

Rechtsgrundlage ist § 109 Abs. 1 GewO. Danach hat der Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das gilt unabhängig von der Hierarchieebene. Auch leitende Angestellte bleiben Arbeitnehmer und können sich unmittelbar auf diese Vorschrift berufen.

Das Gesetz unterscheidet zwei Formen. Das einfache Zeugnis enthält mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Auf Ihr Verlangen muss sich das Zeugnis darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis erstrecken. Das ist das sogenannte qualifizierte Zeugnis. Für Führungskräfte ist in aller Regel nur das qualifizierte Zeugnis sinnvoll, denn ein bloß einfaches Zeugnis nach mehrjähriger Tätigkeit wirft bei jedem Leser Fragen auf.

Seit dem 1. Januar 2025 kann das Zeugnis nach § 109 Abs. 3 GewO mit Ihrer Einwilligung auch in elektronischer Form erteilt werden. Ohne Ihre Einwilligung bleibt es bei der Schriftform. Die elektronische Form verlangt nach § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein bloß eingescanntes oder nur einfach elektronisch signiertes PDF genügt nicht. Erforderlich ist eine qualifizierte elektronische Signatur des elektronischen Dokuments.

Haben auch Geschäftsführer Anspruch auf ein Zeugnis?

Ja, allerdings auf einer anderen Rechtsgrundlage. Geschäftsführer einer GmbH sind als Organmitglieder in der Regel keine Arbeitnehmer. Ihr Anspruch ergibt sich deshalb aus § 630 BGB. Danach kann bei der Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses ein schriftliches Zeugnis über das Dienstverhältnis und dessen Dauer verlangt werden, das auf Verlangen auf die Leistungen und die Führung im Dienst zu erstrecken ist.

Der Bundesgerichtshof hat bereits früh entschieden, dass diese Vorschrift auf einen Geschäftsführer anzuwenden ist, der nicht zugleich Gesellschafter ist (BGH, Urteil vom 09.11.1967, II ZR 64/67). Das Gericht stützte dies darauf, dass auch der Fremdgeschäftsführer in einem Anstellungsverhältnis zur Gesellschaft steht, das ihn zu Diensten verpflichtet. Ob auch ein Gesellschafter-Geschäftsführer einen Zeugnisanspruch hat, ließ der Bundesgerichtshof ausdrücklich offen. Besonders deutlich stellt sich die Frage bei einer beherrschenden Beteiligung.

Auch für Geschäftsführer gilt seit dem 1. Januar 2025, dass das Zeugnis mit ihrer Einwilligung elektronisch erteilt werden kann (§ 630 Satz 3 BGB). Da ein Geschäftsführerzeugnis in der Praxis seltener standardisiert ist, lohnt es sich besonders, Inhalt und Aussteller frühzeitig zu klären, idealerweise schon bei der Verhandlung über das Ausscheiden.

Was unterscheidet das Arbeitszeugnis einer Führungskraft von anderen Zeugnissen?

Der entscheidende Unterschied liegt in der Tätigkeitsbeschreibung und in der Bewertung der Mitarbeiterführung. Ein künftiger Arbeitgeber will aus dem Zeugnis ablesen, welche Verantwortung Sie tatsächlich getragen haben. Dazu gehören typischerweise die hierarchische Einordnung und Berichtslinie, die Zahl der direkt und mittelbar geführten Mitarbeiter, Budget- und Umsatzverantwortung, erteilte Vollmachten wie Prokura oder Handlungsvollmacht sowie besondere Projekte, Restrukturierungen oder Markteintritte.

Bei langjährigen Führungskräften sollte zudem die Entwicklung im Unternehmen erkennbar sein. Beförderungen, erweiterte Zuständigkeiten oder die Übernahme zusätzlicher Bereiche zeigen, dass Ihnen der Arbeitgeber zunehmend mehr zugetraut hat. Fehlt diese Entwicklung im Zeugnis, wirkt eine lange Betriebszugehörigkeit schnell wie Stillstand.

Die Formulierung des Zeugnisses liegt zwar grundsätzlich beim Arbeitgeber. Er muss dabei aber die Grundsätze der Zeugniswahrheit und der Zeugnisklarheit beachten. Nach § 109 Abs. 2 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein. Gerade bei Führungskräften ist eine präzise, vollständige Aufgabenbeschreibung deshalb kein Entgegenkommen des Arbeitgebers, sondern Voraussetzung dafür, dass das Zeugnis seinen Zweck als Bewerbungsunterlage überhaupt erfüllen kann.

Wie wird die Führungsleistung im Arbeitszeugnis bewertet?

Neben der eigenen fachlichen Leistung beurteilt das Zeugnis einer Führungskraft auch, wie Sie Ihr Team geführt haben. Leser achten dabei auf Aussagen zu Führungsstil, Motivation und Entwicklung der Mitarbeiter, zur Durchsetzungsfähigkeit sowie zum Erfolg der verantworteten Einheit. Im Verhaltensteil stehen zudem das Verhältnis zu Vorgesetzten, Kollegen der Führungsebene und nachgeordneten Mitarbeitern im Mittelpunkt.

Besonders heikel ist, was im Zeugnis fehlt. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass bei bestimmten Leistungen oder Eigenschaften die in einer Berufsgruppe oder Branche besonders gefragt sind und allgemein üblich im Zeugnis erwähnt werden, ihre Nichterwähnung für den Zeugnisleser ein erkennbarer Hinweis auf eine unterdurchschnittliche oder allenfalls durchschnittliche Bewertung sein kann (BAG, Urteil vom 12.08.2008, 9 AZR 632/07). Man spricht hier von beredtem Schweigen.

Für Führungskräfte bedeutet das: Wird die Mitarbeiterführung in Ihrem Berufsbild und auf Ihrer Ebene üblicherweise beurteilt, kann ein Zeugnis, das sie gar nicht oder nur beiläufig erwähnt, trotz freundlicher Einzelformulierungen erheblichen Schaden anrichten. Personalverantwortliche können solche Lücken dann als Hinweis auf Führungsschwäche verstehen. Prüfen Sie Ihr Zeugnis deshalb nicht nur auf das, was drinsteht, sondern gezielt auch auf das, was für Ihre Position üblicherweise drinstehen müsste.

Welche Note ist im Arbeitszeugnis einer Führungskraft üblich?

In der Praxis hat sich eine Zufriedenheitsskala etabliert, die an Schulnoten angelehnt ist. Bescheinigt der Arbeitgeber, jemand habe seine Aufgaben „zur vollen Zufriedenheit“ erfüllt, erteilt er nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in Anlehnung an das Schulnotensystem die Note befriedigend. Die Formulierung „stets zur vollen Zufriedenheit“ wird entsprechend als gute Beurteilung verstanden. Ein sehr gutes Zeugnis sollte die Formulierung „stets zur vollsten Zufriedenheit enthalten. Einzelne Formeln sind allerdings im Zusammenhang des gesamten Zeugnisses zu lesen. Wir empfehlen Führungskräften in der Regel auf einem Zeugnis mit einer guten bis sehr guten Note zu bestehen. Ein durchgehend sehr gutes Zeugnis ist  weniger glaubwürdig, als ein etwas abgeschwächtes „sehr gut“ und weckt beim Leser keine falschen Erwartungen.

Wichtig ist die Verteilung der Beweislast. Das Gesetz gewährt keinen Anspruch auf ein gutes oder sehr gutes Zeugnis, sondern auf ein leistungsgerechtes. Wer eine bessere als die durchschnittliche Bewertung verlangt, muss im Rechtsstreit die Tatsachen vortragen und beweisen, die eine bessere Schlussbeurteilung rechtfertigen (BAG, Urteil vom 18.11.2014, 9 AZR 584/13). Das gilt nach dieser Entscheidung grundsätzlich auch dann, wenn in der Branche überwiegend gute oder sehr gute Noten vergeben werden.

Für Führungskräfte hat das eine praktische Konsequenz. Sichern Sie Belege für Ihre Erfolge rechtzeitig, solange Sie noch Zugriff darauf haben. Dazu gehören etwa Zielvereinbarungen, Bonusabrechnungen, Leistungsbeurteilungen oder schriftliches Lob. Im Streitfall sind solche Unterlagen oft das stärkste Argument für eine bessere Bewertung.

Wer muss das Arbeitszeugnis einer Führungskraft unterschreiben?

Die Unterschrift ist mehr als eine Formalie. Das Bundesarbeitsgericht verlangt, dass ein Zeugnis regelmäßig von einer Person unterzeichnet wird, die im Rang höher steht als der Zeugnisempfänger (BAG, Urteil vom 04.10.2005, 9 AZR 507/04). Nur dann kann der Leser davon ausgehen, dass der Aussteller Ihre Leistung aus eigener Anschauung beurteilen konnte. Unterschreibt ein Vertreter, müssen dessen Funktion und das Vertretungsverhältnis aus dem Zeugnis erkennbar sein.

Je höher Sie in der Hierarchie stehen, desto kleiner wird der Kreis der geeigneten Unterzeichner. Haben Sie direkt an die Geschäftsführung berichtet, sollte das Zeugnis regelmäßig von einem ranghöheren, für die Beurteilung kompetenten Mitglied der Geschäftsführung oder einer entsprechend übergeordneten vertretungsberechtigten Person unterzeichnet werden. Ein Zeugnis, das lediglich von der Personalabteilung unterzeichnet ist, kann bei einer Führungskraft der oberen Ebene den Eindruck erwecken, das Unternehmen distanziere sich von Ihnen.

Bei Geschäftsführern stellt sich die Frage besonders. Hier ist das Zeugnis von einer Stelle zu erteilen, die für die Gesellschaft gegenüber dem Geschäftsführer handeln darf. Welche das im Einzelfall ist, hängt von der Gesellschaftsstruktur ab. Diesen Punkt sollten Sie bei Ihrem Ausscheiden ausdrücklich regeln.

Haben Sie Anspruch auf Dank und gute Wünsche im Zeugnis?

Viele Zeugnisse enden mit einer Schlussformel, in der der Arbeitgeber das Ausscheiden bedauert, für die Zusammenarbeit dankt und alles Gute wünscht. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es allerdings nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat seine Rechtsprechung dazu zuletzt ausdrücklich bestätigt (BAG, Urteil vom 25.01.2022, 9 AZR 146/21). Zwar erkennt das Gericht an, dass positive Schlusssätze ein Zeugnis aufwerten und die Bewerbungschancen erhöhen können. Es gewichtet aber die Meinungsfreiheit des Arbeitgebers höher, der nicht gezwungen werden soll, Dank oder gute Wünsche zu äußern.

Eine wichtige Einschränkung gibt es dennoch. Hat der Arbeitgeber eine Schlussformel bereits erteilt, kann deren Streichung im Zuge einer von Ihnen verlangten Berichtigung gegen das Maßregelungsverbot des § 612a BGB verstoßen. Das ist der Fall, wenn die Streichung eine Benachteiligung dafür darstellt, dass Sie Ihre Rechte in zulässiger Weise ausgeübt haben. So hat es das Bundesarbeitsgericht in einem solchen Fall entschieden (BAG, Urteil vom 06.06.2023, 9 AZR 272/22).

Gerade für Führungskräfte fällt das Fehlen einer Schlussformel auf, weil Leser sie auf dieser Ebene erwarten. Da das Gesetz sie nicht garantiert, sollte sie im Rahmen einer Beendigungsvereinbarung ausdrücklich festgeschrieben werden.

Wann können Sie ein Zwischenzeugnis verlangen?

Einen ausdrücklich gesetzlich geregelten Anspruch auf ein Zwischenzeugnis gibt es nicht. Die Rechtsprechung erkennt ihn jedoch an, wenn Sie ein berechtigtes Interesse haben. Typische Anlässe sind ein Wechsel des Vorgesetzten, eine Versetzung, eine Umstrukturierung oder ein Betriebsübergang. Auch wenn sich die Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzeichnet, etwa nach einer Kündigung während der laufenden Kündigungsfrist oder Freistellung, wird ein solches Interesse regelmäßig vorliegen, weil Sie für Bewerbungen ein aktuelles Zeugnis benötigen.

Für Führungskräfte ist das Zwischenzeugnis aus einem weiteren Grund wertvoll. Hat der Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis erteilt, ist er beim späteren Endzeugnis regelmäßig an dessen Inhalt gebunden (BAG, Urteil vom 16.10.2007, 9 AZR 248/07). Abweichen darf er regelmäßig nur, wenn Ihre späteren Leistungen oder Ihr späteres Verhalten das rechtfertigen oder wenn ihm nachträglich Umstände bekannt werden, die die frühere Beurteilung als unzutreffend erweisen. Nach derselben Entscheidung gilt die Bindung auch dann, wenn der Betrieb inzwischen auf einen neuen Inhaber übergegangen ist.

Zeichnet sich also eine Trennung oder ein Wechsel in der Geschäftsführung ab, kann es strategisch sinnvoll sein, frühzeitig ein Zwischenzeugnis zu verlangen, solange das Verhältnis noch nicht belastet ist.

Wie sichern Sie Ihr Arbeitszeugnis im Aufhebungsvertrag ab?

Endet Ihr Arbeitsverhältnis durch einen Aufhebungsvertrag oder eine Abwicklungsvereinbarung, ist das der beste Moment, um das Zeugnis verbindlich zu regeln. In unserer Praxis gehört ein gutes bis sehr gutes Arbeitszeugnis regelmäßig zu den Punkten, die wir für Führungskräfte neben Abfindung, Freistellung und Bonusansprüchen verhandeln.

Entscheidend ist die konkrete Formulierung. Eine Vereinbarung, die dem Arbeitgeber lediglich ein Zeugnis mit einer bestimmten Notenstufe auferlegt, ist nach der Rechtsprechung in einem gerichtlichen Vergleich nicht hinreichend bestimmt, um daraus die Zwangsvollstreckung zu betreiben (BAG, Beschluss vom 14.02.2017, 9 AZB 49/16). Anders ist es, wenn Ihnen ein Entwurfsrecht eingeräumt wird. Das Bundesarbeitsgericht hat erst kürzlich klargestellt, dass die Verpflichtung in einem gerichtlichen Vergleich, ein Zeugnis nach dem Entwurf des Arbeitnehmers zu erteilen, von dem nur aus wichtigem Grund abgewichen werden darf, einen vollstreckbaren Inhalt hat (BAG, Beschluss vom 07.05.2026, 8 AZB 25/25). Im entschiedenen Fall ging es um einen Geschäftsführer.

Ein Freibrief ist das Entwurfsrecht allerdings nicht. Die Grenze bleibt die Zeugniswahrheit. Ihr Entwurf sollte deshalb ambitioniert, aber belegbar sein. Sinnvoll ist es außerdem, Schlussformel, Unterzeichner und Ausstellungsdatum ausdrücklich zu regeln.

Was können Sie tun, wenn Ihr Zeugnis nicht passt?

Entspricht das erteilte Zeugnis nicht den gesetzlichen Anforderungen, können Sie vom Arbeitgeber eine Berichtigung verlangen. Das betrifft falsche oder unvollständige Tätigkeitsbeschreibungen ebenso wie unklare Formulierungen, fehlende Angaben zur Führungsverantwortung oder eine zu schlechte Bewertung. Zunächst empfiehlt sich eine schriftliche, konkret begründete Aufforderung mit einem eigenen Formulierungsvorschlag und einer angemessenen Frist. Lenkt der Arbeitgeber nicht ein, kann der Berichtigungsanspruch gerichtlich geltend gemacht werden.

Behalten Sie dabei die Zeit im Blick. Der Zeugnisanspruch unterliegt zwar grundsätzlich der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Diese beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie die maßgeblichen Umstände kennen oder ohne grobe Fahrlässigkeit kennen müssten. Viele Arbeitsverträge und Tarifverträge enthalten jedoch deutlich kürzere Ausschlussfristen, die auch den Zeugnisanspruch erfassen können. Zudem kann ein Anspruch verwirkt sein, wenn Sie ihn über längere Zeit nicht verfolgen und der Arbeitgeber darauf vertrauen durfte.

Für Führungskräfte kommt ein praktischer Aspekt hinzu. Je mehr Zeit vergeht, desto schwerer fällt es dem Aussteller, sich an konkrete Leistungen zu erinnern, und desto schwieriger wird es für Sie, Belege zu beschaffen. Handeln Sie deshalb zügig, sobald Sie das Zeugnis erhalten haben.

Häufig gestellte Fragen zum Arbeits­zeugnis als Führungs­kraft

Fazit: Ihr Zeugnis ist Teil Ihres Verhandlungspakets

Das Arbeitszeugnis einer Führungskraft muss mehr leisten als das eines Sachbearbeiters. Es muss Ihre Verantwortung, Ihre Führungsleistung und Ihre Entwicklung im Unternehmen nachvollziehbar abbilden, von der richtigen Person unterschrieben sein und ohne versteckte Lücken auskommen. Weil das Gesetz weder eine gute Note noch eine Schlussformel garantiert, entscheidet sich die Qualität Ihres Zeugnisses in vielen Fällen am Verhandlungstisch. Wir prüfen Ihr Zeugnis als Geschäftsführer, Führungskraft oder leitender Angestellter und verhandeln es als festen Bestandteil Ihrer Aufhebungs- oder Abwicklungsvereinbarung mit.

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Die Inhalte dieses Beitrags sind nach bestem Wissen erstellt, ersetzen jedoch keine individuelle rechtliche Beratung. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Angaben wird keine Gewähr übernommen. Für eine Bewertung Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich bitte direkt an unsere Kanzlei.